社内SNS 成功事例 メールの排除

続いて、社内SNSクリアベイル(Clearvale)を活用した成功事例として、私たちの事例を掲載し振り返る。
社内SNSの効果を検証するために、クリアベイルのテスト利用を開始したチームは、SNSならではの情報伝達手法に着目した。

クリアベイル利用前の部内ナレッジ共有手法と言えば、メールと会議である。

今更言うまでもなく、一日100通のメールを捌くのに必要な時間は、私の場合、大凡二時間程であった。

このメールの内容はと言えば、

・受信者の関与度や興味を一切考慮しない、送信者マターのナレッジ共有

発信者本意の「必要かもしれない情報共有」の為に乱発射される、「勝手に」巻き込まれたCCメールである。

・ジャンク/スパムメール 割愛

・「お疲れ様です」から始まり、「よろしくお願いします」で終わる。

メールのテンプレートに、この始まりと終わりの挨拶を定型保存している方も多いだろう。

この2つの文章だけで、17文字必要である。

つまり、ナレッジ共有に、必要以上の工数がかかりるのである。

 

ここで、社内SNSを成功させるべく、一つの決断をする。

 

メールから社内SNSクリアベイル(clearvale)へ ~成功の為にメールを排除~

 

誰もが迷惑かつ非効率であると感じていたメールによる情報伝達を止め、クリアベイルのみで実施する。

正直、最初はClearvaleSNSへの投稿であっても、何故か「お疲れ様です」から始めてしまうケースもあったが、慣れればこの堅苦しい挨拶が無い方が投稿もし易く、気軽にアイデアや情報ソースを書き込めるようになるという事実が判明した。

以下は本日実際に投稿された内容であり、部長と一番年下の社員とのClearvaleSNS上での会話である。

 

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アメリカ出張中の社員が現地でスマートフォンを使い、その場で写真撮影と共に、内容の報告を行っている。

今までのメール文化であれば、MS-WORD等でレポートを作成し、レポート中に写真を貼り付け、メールで添付する。これが一般的であろう。

 

 

また、管理者不在時の相談事項等も同様である。

 

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管理者不在時に投稿された、イベント開催内容の承認と事前決済依頼であるが、スマートフォン+clearvaleを活用することで、この様な場所や時間を厭わない、あたかも対面にいる様なコミュニケーションが可能となるのである。

この情報は、同じグループに所属している社員のタイムラインに表示される為、リアルタイムかつ完結な状況報告と共有が可能なのだ。

 

本来、この様な事象報告や確認が目的であるにも関わらず、レポートを作成することが主目的となっていた事実。

つまり、今までのやり方ではリアルタイム性もなく、また、「型式を作る」ことに多大な時間を費やしている。

社内SNSが成功するか否かの一つの要素は、この目的転化型の情報伝達方式を無駄と感じるか否かである。

管理者がこれをメリットと捉えることができれば、社内SNSは業務効率の改善に絶大な効果を上げられるはずだ。

と言う事で、現在SNS上のコミュニケーションでは、堅苦しい挨拶もなく、また、思い立ったら直ぐ投稿。という文化が根付いている。ナレッジ共有という観点で、成功していると感じている。

=>社内SNSのメリット

 

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